在当今全球化且竞争白热化的商业大环境中，价格竞争日趋激烈。市场格局瞬息万变，行业竞争日益加剧，企业不仅要应对同行业对手在产品、服务、价格等方面的激烈角逐，还要在复杂多变的经济形势、政策法规调整以及技术革新的浪潮中谋求生存与发展。

生产型企业物料采购占据企业支出的50%左右，采购成为降本增效的重中之重，非生产型企业工作流程缺乏规范与透明度，信息流串联与堵塞，隐藏在工作环境里的浪费环节未被有效识别与改善，降本增效无处入手，缺乏精益管理的思路，不掌握精益工具，降本增效的改善捉襟见肘。

在此背景下，“解码精益化办公工具-拓展降本增效的新路径” 课程应运而生。本课程旨在从办公环境中的八大浪费入手，通过应用VSM工具，采取ECRS策略，形成改善的PDCA闭环，将精益生产的理念融入到办公环节，消除浪费，优化流程，提高办公效率。通过系统化、标准化的手段，实现对进出口环节的全面优化与持续改善，消除一切不增值的工作，从而助力企业突破困境，落实降本增效，实现战略突围。

课程聚焦于整体团队的培训与提升，帮助学员树立精益办公的理念，改变传统的办公流程，按章办事的节奏，将精益的思维贯穿于办公的所有环节，实现全体部门的降本增效，提升公司整体运营效率与效益，在激烈的商业竞争中赢得先机，实现可持续发展与长期盈利的战略目标。

企业收益：

1、消除一切浪费：快速增加企业利润，提升竞争力

2、优化工作流程：提高效率，产生价值流

3、塑造精益文化：文化培养，产生持续的自我改善环境

个人收益：

1、掌握精益化办公的八大浪费，帮助学员找到降本增效的新路径

2、熟练应用创建精益办公的十四种方法，建立精益文化

3、学习开展精益办公的七个步骤

4、精通精益办公的落地策略

5、了解AI+在供应链领域的应用，借助AI工具实现降本增效

第一讲：识别精益办公的八大浪费和流程优化的五个措施

一、等待

1. 信息流的阻塞

2. 审批的交叉

3. 会议的时间浪费

工具：VSM

案例：雅培新乡金奖介绍

二、移动

1. 文件的签字

2. 人员的走动

3. 办公资料的摆放

工具：ECRS

三、库存

1. 多余的纸质文件

2. 电子文档的备份

3. 积压的办公用品

四、办公动作

1. 寻找文件

2. 重复的签字

3. 部门办公室的不合理设置

案例：AI工具赋能采购降本

五、过量生产

1. 提前完成无计划的工作

2. 过多的进口文件

3. 客户样品

六、复杂流程

1. 进出口报关的流程

2. 多次的信息处理

3. 重复的打印

七、缺陷

1. 错误的报告单

2. 不合适的样品

3. 错误的寄样地址

八、人才浪费

1. “采”“购”不分

2. 不合适的培训

3. 过度的强调外语能力

九、流程优化的五个实践措施

1. 流程再造 (Business Process Reengineering)

2. 自动化 (Automation)

3. 并行处理 (Parallel Processing)

4. 跨部门协作 (Cross-Functional Collaboration)

5. 持续改进 (Kaizen)

案例：某食品进出口公司 - 优化库存管理

问题： 库存积压严重，导致资金占用过多，增加了仓储成本。

精益措施：

1. 需求预测：建立准确的需求预测模型，根据市场需求制定采购计划

2. 供应商管理：与供应商建立长期合作关系，实现快速响应和灵活供货

3. JIT (Just-In-Time) 库存管理：采用 JIT 库存管理模式，减少库存积压

4. ABC 分析：对库存商品进行 ABC 分析，重点管理高价值商品

5. 定期盘点：定期进行库存盘点，及时发现和处理呆滞库存

效果：库存周转率提高了 20%，库存成本降低了 15%，资金占用减少了 10%

第二讲：创建精益办公的十四种方法

一、消除一切非增值的动作

1. 破解价值流（VSM）

2. 爆炸点挖掘

3. 改善行动的实施

二、优化进出口环节的全流程

1. 进口采购环节的谈判

2. 报告环节的杂费

3. 付款流程

4. 仓储物流流程

三、改善办公空间布局

1. 5S推广

2. 团队对接

3. 资料易取

四、标准化工作

1. 建立SOP

2. 统一物料的检验标准

3. 固化SOP

五、模块化设计

1. 工作并联法

2. 工作小组

3. 项目管理

六、防错设计

1. 双人检查

2. 信息系统管理

七、远程办公与办公室办公

1. 销售部门

2. 客服部门

八、看板管理

1. 进口订单

2. 进口报关

3. 付款进度

4. 物流配送

九、工作量分析

1. 人均利润

2. 人均订单数

十、持续改进（Kaizen）

1. 合理化建议

2. 改善小组

3. 评优

十一、BPS

1. 双周报告

2. 人员分享

3. 奖励

十二、树立标杆

1. 参观标杆企业

2. 树立典型

十三、培训

1. 专业顾问公司

2. 黄带、黑带评选

十四、电子化与办公自动化

案例：某化工产品进出口公司 - 优化物流运输

问题： 物流运输成本高，运输时间长，货物损坏率高。

精益措施：

1. 物流路线优化：分析物流数据，优化运输路线，选择最佳的运输方式。

2. 运输合同谈判：与物流公司进行谈判，争取更优惠的运输价格。

3. 包装改进：改进货物包装，减少货物损坏。

4. 货物跟踪：采用货物跟踪系统，实时了解货物状态。

5. 风险管理：建立风险管理机制，应对突发事件。

效果：物流运输成本降低了15%，运输时间缩短了 20%，货物损坏率降低了 5%

第三讲：推行精益办公的七个步骤

一、确定目标：

1. 提高效率

2. 降低成本

3. 提升员工满意度

二、识别浪费：

三、分析原因

四、制定改进方案

五、选择合适的工具

六、实施改进方案

七、持续改进

案例：某电子产品进出口公司 - 优化报关流程

问题： 报关流程耗时过长，经常导致货物延误，影响客户满意度。

精益措施：

1. 价值流图分析：绘制报关流程图，识别等待海关审核、单证错误、信息传递延迟等浪费点

2. 与海关建立良好关系： 积极与海关沟通，了解最新的政策法规，建立快速通道

3. 电子报关系统： 采用电子报关系统，减少人工操作，提高报关效率

4. 单证标准化： 制定标准化的单证模板，减少单证错误

5. 培训： 对报关人员进行培训，提高他们的专业技能

效果： 报关时间缩短了 30%，货物延误率降低了 50%，客户满意度显著提升

第四讲：落地实施的五大策略

一、痛点优先级排序

使用艾森豪威尔矩阵

二、最小可行性方案（MVP）测试

选择单一部门试点，验证效果后横向复制

三、建立量化指标

设定可衡量的KPI

四、培养精益文化

定期组织“改善提案”活动，鼓励员工提交优化建议

五、避免“重工具轻机制”

在部署RPA的同时，调整绩效考核制度，将流程优化纳入部门目标

案例：中国工艺品进出口有限公司通过飞书协作平台推行精益管理

第五讲：精益理念的实践——供应商谈判方法的组合利用，争取采购利益“最大化”

一、谈判的4W+1H，聚焦整套谈判方案的设计与管理

1. Who谁-谈判人员的角色定位

2. When时间-谈判的开始时间

3. Where地点-主场，客场的选择

4. What对象-谈判标的物的研究

5. How方法-谈判的13个方法

角色扮演：建立谈判团队，扮演商务，技术，质量的不同角色，逐个谈判，各个击破

方法：“声东击西”等13个方法

工具：应用波特的5力工具（迫使对方降价的模型）

二、掌握国际商务谈判的方法与技巧，赢得谈判

1. 注重利益，而非方法

2. 尊重各国的商务礼仪，宗教信仰，生活习惯

3. 遵守承诺，具备锲约精神

4. 建立个人非商务关系，注重长期利益

5. 提出双赢的解决方案

6. 采用客观标准，破解利益冲突

7. 《国际贸易术语解释通则2020》解读

三、博弈在谈判的三阶段中的应用

1. 谈判前——采取“囚徒困境”工具分析对方合作的态度和底线

2. 谈判中——威胁与承诺，条件交换的权衡，获取利益最大化

3. 谈判后——利用博弈的监督和惩罚机制，保障协议的有效执行

练习：博弈的囚徒困境

讨论：如何在采购谈判中应用博弈理论？

案例：博弈理论在年度价格谈判中对价格战的影响

第六讲：关注精益实施的核心“员工”——能力提升，实现谈判降本

一、培养与供应商谈判的技巧，降低采购成本

1. 戒躁-引导谈判节奏，利于谈判的讨价还价

2. 制怒-避免谈判进入“死胡同”，浪费谈判时间

3. 留静-设置谈判的冷静期，不盲目结束谈判

4. 贵虚-创造谈判的氛围，回旋探底

二、办公人员的四维修炼

修炼一：财务知识（成本分析）

修炼二：谈判过程控制（沟通技巧）

修炼三：精益供应链知识（内部协调）

修炼四：持续学习的能力（勇于改变）

第七讲：重塑-AI时代赋能供应链4.0

一、加速-DeepSeek对AI时代推波助澜

1. 原理介绍

2. 应用场景

3. 思维逻辑

课堂演练：通过10分钟的DeepSeek应用，找到解决供应链痛点的一个方案

二、攻坚-AI工具在供应链工作中的实践

1. 生产计划-AI+增强APS的应用

2. 采购降本-SAP Ariba对采购的帮助

3. 质量改善-基于AI+工具的视觉检测系统

4. 物流效率-AI+对AGV的应用优化

5. 人员管理-HireVue，Moka人力资源的管理利器

课堂演练：选择以上5个主题中的一个在个人电脑上演练10分钟并写出一个AI赋能供应链的创新点

第八讲：“谈判专家”-AI技术赋能采购谈判

一、供应商关系分析

1. 建立模型增加供应商匹配度

2. 供应商竞争关系分析判断

3. 筛选建立战略供应商关系

二、大宗物料价格变化趋势

1. 关键大宗物料界定

2. 期货市场走势判断

3. 最佳采购点下单

三、AI技术深度参与谈判的三个方面

1. 谈判策略制定

2. 谈判对手分析

3. 谈判结果评估

4. 谈判团队成员的筛选及组合

练习：选取DeepSeek寻求一个降本增效的方案

讨论：AI+工具在供应商筛选方面的应用

案例：通过AI+对塑料粒子价格追踪实现采购原材料的采购价格谈判

第九讲：“导航员”-AI技术帮助物流效率提升

一、大数据赋能仓库管理水平

1. 设置合理的库存数量

2. 规划高效的库位布局

3. 选取最佳的装箱模式

工具演练：LLamasoft库存仿真系统操作

二、AI协助优化物料配送

1. 蚁群算法vs图路径网络

2. 模拟运输状态

3. 快速调度车辆及人员

案例：菜鸟网络AI调度系统节降15%运输成本

三、人工智能工具驱动物流系统的发展

1. AGV

2. 无人机配送

3. 自动化装卸

讨论：人工智能在仓储业务的应用

案例：智能仓库规划

第十讲：“配送大师”-AI技术加速高效配送体系建设

一、自动规划配送线路

1. 天气状态预测

2. 运输工具选择

3. 路面拥堵状态

二、积极的人员调度

1. 人员布点

2. 人员距离

3. 人员繁忙状态

三、运输跟踪

1. GPS跟踪

2. 网络调配

3. 冷链运输

案例：DeepSeek的混合专家架构（MoE）

第十一讲：“金牌助理”-AI数字人提供7*24小时的客户全天侯服务

一、创造数字人

1. 岗位画像

2. 选型

3. 岗位职责

二、数字人助力企业出海

1. 智能客服

2. 订单跟踪

案例：某化工产品进出口公司的精益实践

问题：订单处理周期长（平均7天），客户投诉率15%。

精益措施：

1. 将手工录入订单改为ERP系统自动抓取客户邮件数据；

2. 使用AI辅助审核报关单，错误率从8%降至1%；

3. 物流部门与货代系统直连，实时同步船期信息。

成果：订单处理周期缩短至3天，客户满意度提升至95%，人力成本降低20%。