AI办公10倍效率提升——从认知到实战、场景落地

随着生成式AI技术的快速发展，AI已从概念热词演变为生产力工具。微软、谷歌等国际巨头已将AI全面嵌入办公套件，国内以豆包、Kimi、DeepSeek、通义千问、文心一言为代表的大模型也纷纷崛起，WPS亦推出了AI功能。然而，多数企业员工对AI的认知仍停留在“听说过、试过但不准、不知道怎么用”的阶段——用不好、不敢用、不会持续优化，成为普遍痛点。

国内企业在引入AI工具时面临三大制约：

网络环境（无法稳定访问国外大模型）

数据安全（企业文件不能出境、不能喂给不可控的公网模型）

工具选型迷茫（国产AI工具众多，不知如何按场景选择）

本课程应运而生：基于国产AI工具生态，以WPS办公套件为核心载体，帮助全员掌握一套“拿来就能用、用了能见效”的AI办公方法。

本课程设计逻辑：提炼了上百家企业的AI落地实践经验，融合了成人学习“即学即练即用”的核心原则。课程不追求大而全地罗列AI功能，而是聚焦word文档写作、Excel数据处理、PPT演示制作三大高频刚需场景，让每位学员在两天内带走自己亲手打磨的【3个AI优化成果】，真正实现【从听说AI→用好AI】的跨越。

● 清晰区分5大国产AI工具的适用场景，在接到任务时，3秒内判断该用哪个工具

● 准确识别数据安全红线，在2分钟内完成「姓名、手机号、身份证、日期」等要素的脱敏

● 运用RCTRF万 能指令模型「角色+背景+任务+要求+格式」，一次性产出可用结果

● 熟练运用调优三板斧「补充条件、纠正方向、给予范例」，将AI输出优化至可用水平

● 文档场景：针对日常办公文稿（通知/周报/邮件），10分钟内完成从零散要点→AI初稿→手工定稿的全流程

● 数据场景：针对Excel报表，用中文描述需求，由AI生成正确运行的WPS兼容公式（VLOOKUP/IF/SUMIF等）

● 演示场景：针对汇报主题，10分钟内由AI生成一份结构完整的PPT雏形

● 「3个AI优化成果」带回家：1份AI赋能的Word + 1份AI赋能的Excel + 1份AI赋能的PPT

第 一讲：认知篇——国产AI工具概览

核心目标：建立正确的AI认知，掌握国产工具选型决策树，具备数据安全红线意识

一、正确认知AI

互动导入：常见认识，常见误解

1. 是什么，不是什么

2. 能做什么，不能做什么

3. 人机协作的核心技巧

4. 人的核心认知转变

案例分析1：AI编造三家不存在的竞品，填现场被客户当场拆穿

案例分析2：德勤用AI生成报告，出现大量幻觉错误，被迫向澳洲政府退款

案例分析3：年终总结出现"作为大模型，我无法提供具体数据

二、常用AI工具选型

互动讨论：你目前用过哪些AI工具？主要用来做什么？

1. 五大主流工具比较

1）豆包：日常全能助手（聊天/翻译/创意文案）

2）Kimi：长文本王 者（读报告/会议纪要/合同摘要）

3）DeepSeek：逻辑推理专家（公式生成/代码/复杂分析）

4）通义千问：通识对话伙伴（通用问答/学习辅助）

5）文心一言：知识增强引擎（公文辅助/知识问答）

2. 选型决策口诀

——DeepSeek 深推理、Kimi 长文精、文心多模态、通义办公灵、豆包语音亲

案例分析：运营人员用AI做数据看板，修改80遍仍失败

三、数据脱敏AI实战（安全红线）

互动导入：日常接触过涉密数据吗？听过数据泄密的事件吗？后果如何？

案例分析：新能源公司研发人员上传核心配方至AI工具，损失超千万元（工信部《2025年工业领域数据安全典型案例汇编》

1. 基本原则：给AI看脱敏后的骨架，不给商业机密的血肉

2. 三步脱敏法演示

1）一键替换姓名（张总→A总）

2）一键替换手机号（12345678900→123*********）

3）一键替换身份证号（2100000→210*****）

3. 常见脱敏遗漏提醒（数字/项目全称/作者信息等）

实操演练：基于真实文件，现场脱敏处理

第二讲：方法篇——AI思维与人机协作方法

核心目标：让学员掌握可复用的指令方法论，告别AI听不懂人话的挫败感

核心思维：把AI当成智商很高，能力很强的实习生；减少AI幻觉，提高回复精准性

一、万 能指令：RCTRF模型

互动导入：你是如何下指令，每次都一样吗，结果如何？

案例分析：常见的不规范指令，结果的不准确

1. 常见不规范

1）目标模糊

2）信息残缺

3）不指定格式

4）角色跳跃等等

2. 规范的指令（万 能RCTRF模型）

1）R（Role角色）：确立专业视角

2）C（Context背景）：上下文越具体，产出越精准

3）T（Task任务）：明确你要什么

4）R（Requirement要求）：要求越具体，质量越高

5）F（Format格式）：输出格式决定可用性

实操演练：基于万 能指令，对比实操结果的差异

二、调优三板斧：AI答非所问？

互动导入：AI的回答不够精准，抓不到重点，没有灵魂？

案例分析：列举AI答非所问，废话连篇，死板无趣的实际场景

1. 常见不精准

1）答非所问

2）废话连篇

3）死板无趣

2. 三板斧

第 一斧：补充条件——刚才忘了说，参会者都是部门总监级

第二斧：纠正方向——不对，我要的是邮件正文，不是标题

第三斧：给予范例——请参考这个风格重新写：XXXX

实操演练：原始回答→逐步纠偏→最终满意

讲师点评：两轮实操对比，点评指令差异带来的效果差距

第三讲：实战篇一——AI赋能文档写作

核心目标：学员用AI完成从零散要点→规范文稿的全流程，涵盖周报/通知/会议纪要三大高频场景

导入：职场工作场景痛点

1. 周报憋了很久无从下笔

2. 领导发来的长篇报告没时间看

3. 会议纪要太长没时间看

场景一：写周报

第 一步：喂素材

第二步：挖价值

第三步：定框架

第四步：人工审查（数据脱敏，若必要）

案例分析：对比人工 VS AI的效果

实操演练：各组实践+讲师辅导+分享互动+评选最 佳

场景二：写通知

1. 下标准指令：背景+任务+要求+截止时间

2. 加调优指令：没重点，太啰嗦，太生硬？

3. 人工审查

案例分析：对比人工 VS AI的效果

实操演练：各组实践+讲师辅导+分享互动+评选最 佳

场景三：长文速读

1. 下标准指令

1）确定阅读目的：定任务，看骨架

2）深挖关键话题：带问题，吃精肉

3）事实核查验证：验逻辑，留个神

2. 注意事项

1）长文必分段：超过50页要拆分，保证效果

2）结论必溯源：引用原文，防止AI瞎编

3）术语要统一：专业术语提前告知AI（比如文档中提到的IP是知识产权，非流量IP）

3. 人工审查

案例分析：对比人工 VS AI的效果

实操演练：各组实践+讲师辅导+分享互动+评选最 佳

场景四：会议纪要

前提：先把会议纪要录音转成文字稿（录音+文字稿素材）

工具：千问/豆包/腾讯会议

1. 下标准指令

1）初步去噪，保留精华

2）提取决议，分类规整

3）重写待办，责任到人

2. 注意事项

1）录音质量决定AI结果

2）敏感信息要过滤

3）统一专用名词

3. 人工审查

案例分析：对比人工 VS AI的效果

实操演练：各组实践+讲师辅导+分享互动+评选最 佳

第四讲：实战篇二——AI赋能数据洞察

核心目标：用AI生成数据处理的公式，并快速获得数据洞察

导入：职场工作场景痛点

1. VLOOKUP公式一直报错

2. 两张表的匹配结果一直报错

3. 洞察结论只会写数据有所波动

一、AI处理流程

1. 中文说出需求：得到公式

2. 消毒后黏贴：直接黏贴会报错（#NAME?）

3. AI给出结论

4. 人工审查

二、智能洞察三步法

第 一步：生成公式

1）定角色

话术举例：你是Excel专家，我用的是WPS最 新版

2）描数据

话术举例：1A列是姓名，表2B列也是姓名、C列是部门。根据姓名把表2的部门匹配到表

3）下指令

话术举例：写一个VLOOKUP公式，根据表1的A列姓名，去表2的B到C列查找，返回第2列的部门名称

4）等消毒：AI生成的公式不能直接用，需转换使其符合WPS规范

实操演示：指令编辑→指令执行→放入WPS报错

第二步：公式消毒

1）先过水变成纯文本：把AI公式黏贴到记事本，洗掉隐藏格式

2）换标点为纯英文的：WPS只认英文标点，这是报错一大元凶

3）验证函数是否支持：WPS不支持的函数，需手动填参

实操演示：公式过水→替换标点→验证函数

第三步：智能洞察

1）喂数据

2）下指令

3）收结论

——公式算出结果，AI洞察结论，你负责签字交差（注意人工审查）

实操演练：各组实践+讲师辅导+分享互动+评选最 佳

第五讲：实战篇三——AI赋能演示制作

核心目标：将已有文字材料快速转化为结构清晰的PPT框架，并生成演讲备注

导入：职场工作场景痛点

1. 内容浪费：现有材料不懂复用，从零制作PPT

2. 结构混乱：一堆文字堆上去，标题层级乱，逻辑线断裂

3. 时间黑洞：找模板1小时，调配色1小时，内容还没动

4. 讲稿空白：没时间准备讲稿，上台全靠临场发挥

一、AI处理流程

1. 文生纲：现有材料喂给AI，生成PPT大纲

2. 纲转页：大纲粘贴到WPS大纲视图，一键生成PPT雏形

3. 备注扩写：给每页生成口语化演讲稿

4. 辅助美化：WPS一键美化+AI推荐配图

5. 安检收口：清除隐藏信息、脱敏检查、统一命名

二、PPT制作四步法

第 一步：文生纲

1. 工具：豆包/DeepSeek/kimi

2. 指令

话术举例：根据这篇材料，生成一份10页的PPT大纲，逻辑结构为：背景-现状-问题-对策-总结，每页给出标题和3个要点

3. 产出：一份结构清晰的PPT大纲

第二步：纲转页

1. 工具：WPS

2. 动作：复制AI生成的大纲→打开WPS演示→新建PPT→切换到视图→大纲视图→粘贴

3. 产出：一键生成带标题和要点的PPT雏形，省去逐页新建和打字的机械劳动

第三步：备注扩写

1. 工具：豆包/DeepSeek/kimi

2. 动作：选中某页标题发给AI

3. 指令

话术举例：请为这一页写一段3分钟的演讲稿，口语化、有感染力

4. 产出：粘贴到WPS演讲者备注栏，上台照念即可

第四步：辅助美化

1. 一键美化：WPS设计的一键美化

2. AI配图：下达指令让AI寻找匹配图

三、人工审查

——标题AI定，讲稿AI写，你只负责上台讲

实操演练：各组实践+讲师辅导+分享互动+评选最 佳

结语：学习总结与落地行动

1. 课堂回顾：四阶递进模型（认知→方法→实战→场景落地）

2. 答疑互动：学员感兴趣的、没讲到的点，进阶的技能等

3. 落地行动：制订员工个人的AI办公行动计划