办公效能提升——PPT&EXCEL高效应用技巧

Excel 看似简单，但要真正运用得心应手，还是需要掌握一些技巧的。据权威机构统计，普通使用者平均仅掌握20％的应用软件功能，进行一次有效的EXCEL技能培训提高25％的工作效率，节省大量的工作时间。本次课程将为您讲授Excel 基本功能中常常被忽视的技巧，掌握这些技巧将让您的工作效率百倍提高，使您的Excel 表格高效、安全而又漂亮，让您在人才竞争中尽显一技之长脱颖而出！

PPT对于报告者来说不仅仅是视觉索引，同时也是有力的表达利器，通过本课程您将会从全新的角度掌握高效美观制作PPT报告的妙招，避免花太多的时间用来制作和修改PPT。您的报告将会锦上添花，您的演讲表现会因此增色加分，更重要的是，您将会把报告内容和PPT技术有机结合，更加完 美地将真知灼见呈献给您的听众。

● 掌握数据分裂、数据验证、数据合并等功能，对不同来源的数据进行规范化整理。当数据发生混乱等格式错误时，能用正确高效的方法进行处理。

● 学会运用数据透视表对海量数据进行多维度多层次的统计和分析，抓取所需要的信息，生成相关报表，全方位自动化透析和展示，以帮助决策。

● 通过对公式函数的理解和应用，将对大量数据的查找引用、分类统计、逻辑拆分、汇总计算等复杂而重复的任务交给计算机自动处理，以能够高效完成工作，并保证数据的统一性和正确性

● 结合实际需求，用图表直观展现复杂的数据和信息，更清晰生动辅助观点有力表达！

● 掌握PPT报告制作金字塔原理，让PPT逻辑清晰、结构可视，思路混乱条理不清一扫而光！

● 掌握PPT文字概念化、概念层次化、层次图形化及图形动态化原则，让PPT图文并茂，展现PPT最 佳视觉化效果，让听众清晰看到报告的重点！

一、数据类型——让自己输入规范的数据

1. 文本：中文、字母、符号

2. 数值：整数、小数、分数、日期、时间

3. 逻辑：FALSE、TRUE

4. 错误：#N/A、#NAME？#DIV/0！#REF!

二、数据分列——整理系统导出的数据

1. 分列方式：分隔符号、固定宽度

2. 数据格式：分列后文本设置、分裂后日期设置

3. 强制格式：统一不规范的数据格式

4.使用RIGHT、LEFT、LEN、LNEB、MID函数进行自定义分列

三、数据验证——让对方输入规范的数据

1. 条件设置：手动编辑、下接序列

2. 输入信息：鼠标放在单元上，自动出现提示信息

3. 出错警告：未规范填写后弹出出错警告

4.在数据验证中使用INDIRECT函数设置二级菜单

四、合并计算——汇总整理拆分后的数据

1.操作步骤：

1)确定计算方式

2)选择引用位置

3)添加引用数据

4)呈现合并结果

2.操作要点：

1）字段名称不能为空

2）字段名称不能同时有上下两列

课堂演练与练习

一、数据透视表注意事项

1. 字段名不能为空

2. 单元格不能合并

3. 数据间不能空行

二、数据透视表趋势分析

1. 统计方式：求和、平均、计数

2. 日期组合：月、日、年

3. 数据排序：升序、降序

4. 趋势分析：同比、环比、循环比

三、数据透视表筛选

各部门工资总额分布情况

公司的年龄结构

职位公资水平

钻石白富美是谁？

四、数据透视表美化

1. 清除透视表样式

2. 以表格形式布局

3. 数据合且居中

4. 统一数字格式

小技巧：快速填充取消合并后的空白单元格。

课堂演练与练习

一、单元格的多种引用方式

1. 相对引用——A1

2. 绝 对引用——$A$1

3. 列绝 对引用——$A1

4. 行绝 对引用——A$1

二、查找与引用函数

1. 灵活多变的查找函数：VLOOKUP

2. 查找有规律的列数据：VLOOKUP + COLUMN

3. 查找无规律的列数据：VLOOKUP + MATCH

三、逻辑函数

1. 执行真假值判断：IF

2. 逻辑判断表示“或”：OR

3. 逻辑判断表示“且”：AND

4. 错误美化函数：IFERROR

四、数学统计函数

1. 多条件求和：SUMIFS

2. 多条件平均值：AVERAGEIFS

3. 多条件计数：COUNT

五、日期函数

1. 计算工作日函数：NETWORKDAYS

2. 计算受理完成日期函数WORKDAY

3. 计算产品到期日期函数EDATE

4. 读懂就GET的函数：YEAR、MONTH、DAY、DATE、TODAY

课堂演练与练习

一、图表闯关——基础图表制作

1. 高频使和柱形图

2. 表达成份饼状图

小技巧：创建双层饼图

3. 数据对比条型图

4. 多维分析雷达图

二、图表美化——5步美化技巧

1. 一选样式：简约为主

2. 二选布局：疏密有致

3. 三选元素：突出重点

4. 四选颜色：风格统一

5. 五选字体：赫然醒目

三、图表呈现——视觉效果障眼法

1. 快速插入图表：F11

2. 数据差异大：次坐标轴

3. 数据差异大：对数刻度

4. 日期连续显示：文本坐标

四、商务图表——高端图表制作

1. 堆积柱状图

2. 镜面相反条型图

3. 复合饼图

课堂演练与练习

一、word秒转PPT

1.插入转换控件

2.设置文本级别

3.保存当前主题

4.应用保存主题

二、报告必需的逻辑页

1. 封面页：给报告起一个有吸引力的标题

2. 目录页： 三至五章、措辞一致、逻辑通顺、比例均衡

3. 转场页：单点独立or列表突出？

4．小结页：常小结，重要要EQ \* jc2 \* "Font:宋体" \* hps12 \o\ad(\s\up 11(zhòng),重)，重要要EQ \* jc2 \* "Font:宋体" \* hps12 \o\ad(\s\up 11(chong),重)

5. 总结页：多总结，加深记忆，重复强调

6. 封底页：金句结结尾，杜绝谢谢

三、高效制作逻辑页

1.最快：美化大师

2.最美：使用模板

四、5种经典报告结构

1. 黄金圈：为什么、是什么、怎么做、如何用

2. 并列：色、香、味

3. 流程：第 一步、第二步、第三步

4. 时间轴：过去、现在、未来

5. 麦肯锡：现象、问题、对策、总结

五、报告目录四原则

1.三至五章

2.措辞一致

3.逻辑通顺

4.比例均衡

一、文字概念化

1.提炼——找到关键点

2.去除——删除累赘点

3.合并——整合重复点

4.重组——排序混乱点

5.简化——呈现着重点

二、概念层次化——提高列表级别(Tab)

1.文本级别

2.分层规则

练习：提高列表级别（Tab）

三、层次图形化

1.SmartArt图形：操作快一秒转换

练习：5个SmartArt图形转换练习

专业图示：颜值高复制黏贴

复制专业图示三大问题：变色、变体、变形

高效复制粘贴模板的方法

练习：1个专业图示复制练习

美化大师：碰运气魔法图示

练习：使用美化大师制作图示

四、图形动态化

1.动画制作三步曲

2.快捷动画格式刷

练习：出现、强调、退出、路径动画练习